Cómo Tesko Steel redujo costes con Fleethand
El aumento de los precios del combustible, la presión del tiempo y la escasez de conductores hacen que la gestión de flotas sea hoy en día un acto de equilibrio entre la logística, las finanzas y la psicología. Cada kilómetro innecesario y cada minuto de inactividad repercuten directamente en los costes. Tras probar e implementar Fleethand, Tesko Steel no tiene ninguna duda: la telemática ya no es un gadget, sino una herramienta que ayuda a recuperar tiempo, aumentar la rentabilidad y aliviar parte del estrés diario del equipo de operaciones.
Tesko Steel: El tamaño marca la diferencia
Tesko Steel Logistic Sp. z o.o. opera en el segmento del transporte de cargas pesadas, con una flota de más de 100 tractores y casi el mismo número de remolques. Alrededor del 65 % del volumen de la empresa consiste en el transporte de acero. En la práctica, esto supone cientos de decisiones operativas cada día: planificación de rutas, supervisión de las horas de trabajo de los conductores y gestión del flujo de documentos.
Como explica Krzysztof Włodarczyk, director de Transporte y Expedición:
«Nuestro análisis de datos estaba disperso. No teníamos todo en un solo sistema, por lo que requería mucho más tiempo. Por supuesto, teníamos acceso al GPS, pero era una herramienta básica, sin respuesta en tiempo real ni control sobre las horas de trabajo de los conductores. Queríamos algo que reuniera todas estas áreas en un solo lugar».
La magnitud del problema se hizo más evidente durante las liquidaciones mensuales: solo entonces quedó claro cuántos kilómetros adicionales estaban añadiendo los conductores y cuánto reducía esto la rentabilidad de los transportes previamente presupuestados.
«El mayor reto con una flota de 50, 100 o más vehículos es la escala. El problema se detectaba cuando los conductores se desviaban de sus rutas planificadas. No podíamos reaccionar de inmediato, porque entre todas las tareas diarias, simplemente no había tiempo para analizarlo», añade Włodarczyk.
Pruebas e implementación de Fleethand
Las pruebas del sistema Fleethand comenzaron a finales de mayo, y en agosto se presentaron los resúmenes y los siguientes pasos a seguir. Durante la fase piloto, Tesko Steel instaló el sistema en 12 vehículos y asignó un responsable de proyecto dedicado.
«Hubo cierta resistencia durante el primer mes», admite Włodarczyk, «pero después de asignar el proyecto a alguien que se implicó al 110 %, los resultados fueron inmediatos».
Por parte de Fleethand, Łukasz Dąbrowski, director de ventas, afirma que la clave fue abordar el reto de la planificación y la ejecución:
«El módulo de planificación, una herramienta para optimizar la planificación de las rutas de los conductores que permite tanto definir el plan como supervisar su ejecución y generar informes, fue el punto de partida para el cliente. La segunda característica crucial es lo que yo llamo un «asistente del tiempo de trabajo del conductor». Visualiza las horas de trabajo del conductor, ayuda a los usuarios a detectar errores y sugiere soluciones, lo que facilita la comunicación con los conductores. Equilibra el rendimiento del equipo y apoya al personal».
Resultados piloto: más puestos de trabajo, menor consumo de combustible y menores costes
Los resultados más llamativos tras la prueba son claros y hablan por sí solos. En los 12 vehículos del programa piloto, el equipo observó un aumento significativo de la rentabilidad y una reducción de los costes:
«Pudimos generar al menos un trabajo de transporte adicional por vehículo al mes, y en algunos casos, incluso dos».
Con una flota de más de 100 vehículos, esas cifras suponen una diferencia financiera real. Otro resultado claro fue la optimización del consumo de combustible: los primeros resultados de la conducción ecológica muestran un potencial de ahorro:
«Podemos ahorrar alrededor de 2 litros por vehículo cada 100 km», afirma Włodarczyk, señalando que se trata de un resultado preliminar que se verificará a medida que avance la implementación.
Las pruebas también demostraron que el sistema acorta el tiempo de respuesta a los cambios de ruta, lo que permite a los despachadores reaccionar más rápidamente y recuperar las horas de trabajo de los conductores, convirtiendo de forma eficaz los kilómetros «perdidos» en nuevos trabajos.
Automatización de procesos: planificación, alertas, escalamientos y escaneo de documentos.
Fleethand aportó a Tesko Steel funciones que convierten la automatización en una norma diaria: planificación de rutas que tiene en cuenta los costes de combustible, peajes y plazas de aparcamiento. Además, la posibilidad de reservar aparcamiento durante la planificación de la ruta, lo que elimina la necesidad de utilizar varias herramientas distintas.
Igualmente importantes son los mecanismos de alerta y escalado. El sistema permite a los usuarios definir filtros, alertas y reglas de escalado para que los operadores no se vean abrumados por las notificaciones, sino que solo reciban las más importantes.
Como explica Łukasz Dąbrowski:
«Las alertas de Fleethand se pueden personalizar completamente. También contamos con un módulo de escalado: si un despachador no responde a una alerta dentro del tiempo definido por el sistema, recibirá una notificación adicional por correo electrónico y la información se escalará al jefe de equipo».
Fleethand también introdujo la digitalización de documentos:
«El sistema nos permite escanear documentos justo después de la descarga. El 40 % de nuestras operaciones ya se realizan mediante escaneos», afirma Włodarczyk.
Mediante OCR y validación, el sistema recorta automáticamente los escaneos y rechaza los documentos ilegibles o incorrectos directamente en el dispositivo del conductor, lo que reduce la necesidad de correcciones posteriores y llamadas de seguimiento.
Mejora de las condiciones laborales: menos estrés, mejores resultados
Uno de los efectos más notables, aunque menos cuantificable, fue la mejora de las condiciones de trabajo en la oficina.
«No poder reaccionar de inmediato nos quitaba el sueño. Ahora sabemos cuándo surge algún problema y podemos centrarnos al 100 % en generar ingresos y planificar rutas para que el negocio funcione sin contratiempos», afirma Włodarczyk.
La aplicación móvil también ha reducido las llamadas telefónicas, las crisis y la tensión emocional.
«Una de nuestras operadoras, que antes estaba sometida a un estrés constante por el contacto con los conductores, ahora es una persona completamente diferente. Sonríe y resuelve mejor los problemas», añade Włodarczyk.
Esta mejora se traduce directamente en una mayor productividad y un menor riesgo de rotación en puestos clave de la oficina.
¿Qué impulsó el éxito del proyecto?
Según el cliente y el proveedor, fue la combinación de la motivación de la dirección, un jefe de proyecto dedicado, el compromiso del equipo y el rápido apoyo por parte de Fleethand. Todos estos factores dieron lugar a una reducción de los kilómetros innecesarios, más trabajos con la misma flota, un ahorro cuantificable de combustible, menores costes y, lo que es igual de importante, menos estrés en el trabajo diario.