Jak firma Tesko Steel obniżyła koszty dzięki Fleethand

Rosnące ceny paliwa, presja czasu i niedobór kierowców sprawiają, że zarządzanie flotą wymaga obecnie równoważenia logistyki, finansów i psychologii. Każdy zbędny kilometr i każda minuta przestoju mają bezpośredni wpływ na koszty. Po przetestowaniu i wdrożeniu Fleethand firma Tesko Steel nie ma wątpliwości: telematyka nie jest już gadżetem — to narzędzie, które pomaga odzyskać czas, zwiększyć rentowność i odciążyć zespół operacyjny od codziennego stresu.

Tesko Steel: Skala ma ogromne znaczenie

Tesko Steel Logistic Sp. z o.o. działa w segmencie transportu ciężkich ładunków — dysponuje flotą ponad 100 ciągników siodłowych i prawie taką samą liczbą naczep. Około 65% wolumenu firmy stanowi transport stali. W praktyce oznacza to setki decyzji operacyjnych każdego dnia: planowanie tras, monitorowanie godzin pracy kierowców i zarządzanie przepływem dokumentów.

Jak wyjaśnia Krzysztof Włodarczyk, dyrektor ds. transportu i spedycji:
„Nasza analiza danych była rozproszona. Nie mieliśmy wszystkiego w jednym systemie, więc wymagało to znacznie więcej czasu. Mieliśmy oczywiście dostęp do GPS, ale było to podstawowe narzędzie — bez odpowiedzi w czasie rzeczywistym, bez kontroli nad godzinami pracy kierowców. Chcieliśmy czegoś, co połączyłoby wszystkie te obszary w jednym miejscu”.

Skala problemu stała się najbardziej widoczna podczas comiesięcznych rozliczeń – dopiero wtedy stało się jasne, ile dodatkowych kilometrów pokonywali kierowcy i jak bardzo zmniejszało to rentowność wcześniej wycenionych transportów.

„Największym wyzwaniem w przypadku floty liczącej 50, 100 lub więcej pojazdów jest skala. Problem został zauważony, gdy kierowcy zbaczali z zaplanowanych tras. Nie mogliśmy zareagować natychmiast, ponieważ wśród wszystkich codziennych zadań po prostu nie było czasu, aby to przeanalizować” – dodaje Włodarczyk.

Testowanie i wdrożenie Fleethand

Testowanie systemu Fleethand rozpoczęło się pod koniec maja, a w sierpniu przedstawiono podsumowania i kolejne kroki. W fazie pilotażowej firma Tesko Steel zainstalowała system w 12 pojazdach i wyznaczyła dedykowanego właściciela projektu.

„W pierwszym miesiącu pojawił się pewien opór”, przyznaje Włodarczyk, „ale po przydzieleniu projektu osobie, która zaangażowała się w 110%, wyniki były natychmiastowe”.

Ze strony Fleethand Łukasz Dąbrowski, kierownik ds. sprzedaży, twierdzi, że kluczem do sukcesu było rozwiązanie problemu planowania i realizacji:
„Moduł planowania – narzędzie do optymalizacji planowania tras kierowców, które pozwala zarówno definiować plan, jak i monitorować jego realizację oraz raportować – był punktem wyjścia dla klienta. Drugą kluczową funkcją jest coś, co nazywam „asystentem czasu pracy kierowcy”. Wizualizuje on godziny pracy kierowcy, pomaga użytkownikom wykrywać błędy i sugeruje rozwiązania, ułatwiając rozmowy z kierowcami. Wyrównuje wyniki zespołu i wspiera personel”.

Wstępne wyniki: więcej miejsc pracy, mniejsze zużycie paliwa i niższe koszty

Najbardziej uderzające wyniki testów są jednoznaczne i mówią same za siebie. W przypadku 12 pojazdów biorących udział w pilotażowym programie zespół zauważył znaczny wzrost rentowności i obniżenie kosztów:
„Udało nam się wygenerować co najmniej jedno dodatkowe zlecenie transportowe na pojazd miesięcznie, a w niektórych przypadkach nawet dwa”.

Przy flocie liczącej ponad 100 pojazdów liczby te mają realne znaczenie finansowe. Kolejnym wyraźnym rezultatem była optymalizacja zużycia paliwa — wstępne wyniki ekologicznej jazdy wskazują na potencjał oszczędności:
„Możemy zaoszczędzić około 2 litrów na pojazd na 100 km” — mówi Włodarczyk, zaznaczając, że jest to wstępny wynik, który zostanie poddany dalszej weryfikacji w miarę postępów wdrożenia.

Testy wykazały również, że system skraca czas reakcji na zmiany trasy, umożliwiając dyspozytorom szybsze reagowanie i odzyskiwanie godzin pracy kierowców – skutecznie zamieniając „utracone” kilometry w nowe zlecenia.

Automatyzacja procesów: planowanie, alerty, eskalacje i skanowanie dokumentów

Fleethand wprowadził do Tesko Steel funkcje, dzięki którym automatyzacja stała się codziennością: planowanie tras z uwzględnieniem kosztów paliwa, opłat drogowych i miejsc parkingowych. Ponadto możliwość rezerwacji miejsc parkingowych podczas planowania trasy — eliminuje potrzebę korzystania z wielu oddzielnych narzędzi.

Równie ważne są mechanizmy alertów i eskalacji. System pozwala użytkownikom definiować filtry, alerty i reguły eskalacji, dzięki czemu dyspozytorzy nie są przytłoczeni powiadomieniami, a otrzymują tylko te najważniejsze.

Jak wyjaśnia Łukasz Dąbrowski:
„Alerty Fleethand można w pełni dostosować do własnych potrzeb. Posiadamy również moduł eskalacji — jeśli dyspozytor nie odpowie na alert w czasie określonym przez system, otrzyma dodatkowe powiadomienie e-mailowe, a informacja może zostać przekazana kierownikowi zespołu”.

Fleethand wprowadził również digitalizację dokumentów:
„System pozwala nam skanować dokumenty zaraz po rozładunku. Już 40% naszych operacji odbywa się w oparciu o skany” – mówi Włodarczyk.

Korzystając z funkcji OCR i walidacji, system automatycznie przycina skany i odrzuca nieczytelne lub nieprawidłowe dokumenty bezpośrednio na urządzeniu kierowcy, co zmniejsza potrzebę późniejszych poprawek i dodatkowych telefonów.

Lepsze warunki pracy: mniej stresu, lepsze wyniki

Jednym z najsilniejszych, choć trudniejszych do zmierzenia efektów była poprawa warunków pracy w biurze.

„Brak możliwości natychmiastowej reakcji nie pozwalał nam zasnąć w nocy. Teraz wiemy, kiedy coś idzie nie tak i możemy w 100% skupić się na generowaniu przychodów i planowaniu tras, aby firma działała sprawnie” – mówi Włodarczyk.

Aplikacja mobilna zmniejszyła również liczbę połączeń telefonicznych, sytuacji kryzysowych i napięcia emocjonalnego.

„Jedna z naszych dyspozytorek, która wcześniej była pod ciągłą presją kontaktów z kierowcami, jest teraz zupełnie inną osobą. Uśmiecha się i lepiej rozwiązuje problemy” – dodaje Włodarczyk.

Ta poprawa przekłada się bezpośrednio na wyższą wydajność i mniejsze ryzyko rotacji pracowników na kluczowych stanowiskach biurowych.

Co zadecydowało o sukcesie projektu?

Według klienta i dostawcy, było to połączenie motywacji kierownictwa, zaangażowania kierownika projektu, zaangażowania zespołu i szybkiego wsparcia ze strony Fleethand. Wszystkie te czynniki doprowadziły do zmniejszenia liczby zbędnych kilometrów, zwiększenia liczby zadań wykonywanych przy użyciu tej samej floty, wymiernych oszczędności paliwa, obniżenia kosztów i — co równie ważne — zmniejszenia stresu w codziennej pracy.