Cum Tesko Steel a redus costurile cu Fleethand

Creșterea prețurilor la combustibil, presiunea timpului și lipsa șoferilor fac ca gestionarea flotei să fie astăzi un echilibru între logistică, finanțe și psihologie. Fiecare kilometru inutil și fiecare minut de nefuncționare afectează direct costurile. După testarea și implementarea Fleethand, Tesko Steel nu mai are nicio îndoială: telematica nu mai este un gadget, ci un instrument care ajută la recuperarea timpului, la creșterea profitabilității și la reducerea stresului zilnic al echipei operaționale.

Tesko Steel: Scala face toată diferența

Tesko Steel Logistic Sp. z o.o. activează în segmentul transportului de mărfuri grele, cu o flotă de peste 100 de tractoare și aproape la fel de multe remorci. Aproximativ 65% din volumul companiei constă în transportul de oțel. În practică, acest lucru înseamnă sute de decizii operaționale în fiecare zi: planificarea rutelor, monitorizarea orelor de lucru ale șoferilor și gestionarea fluxului de documente.

Krzysztof Włodarczyk, director de transport și expediere, explică:
„Analiza datelor noastre era dispersată. Nu aveam totul într-un singur sistem, așa că era nevoie de mult mai mult timp. Aveam acces la GPS, desigur, dar era un instrument de bază — fără răspuns în timp real, fără control asupra orelor de lucru ale șoferilor. Ne doream ceva care să reunească toate aceste aspecte într-un singur loc.”

Amploarea problemei a devenit cea mai vizibilă în timpul decontărilor lunare – abia atunci a devenit clar câți kilometri în plus adăugau șoferii și cât de mult reducea acest lucru profitabilitatea transporturilor evaluate anterior.

„Cea mai mare provocare cu o flotă de 50, 100 sau mai multe vehicule este amploarea. Problema a fost identificată atunci când șoferii s-au abătut de la rutele planificate. Nu am putut reacționa imediat, deoarece, printre toate sarcinile zilnice, pur și simplu nu era timp să o analizăm”, adaugă Włodarczyk.

Testarea și implementarea Fleethand

Testarea sistemului Fleethand a început la sfârșitul lunii mai, iar în august au fost prezentate rezumatele și pașii următori. În etapa pilot, Tesko Steel a instalat sistemul în 12 vehicule și a desemnat un responsabil dedicat proiectului.

„În prima lună a existat o oarecare rezistență”, recunoaște Włodarczyk, „dar după ce proiectul a fost încredințat unei persoane care s-a implicat 110%, rezultatele au fost imediate”.

Din partea Fleethand, Łukasz Dąbrowski, director de vânzări, spune că cheia a fost abordarea provocării legate de planificare și execuție:
„Modulul de planificare – un instrument pentru optimizarea planificării rutelor șoferilor, care permite atât definirea planului, cât și monitorizarea execuției și raportarea acestuia – a fost punctul de plecare pentru client. A doua caracteristică crucială este ceea ce eu numesc „asistentul timpului de lucru al șoferului”. Acesta vizualizează orele de lucru ale șoferului, ajută utilizatorii să identifice erorile și sugerează soluții, facilitând comunicarea cu șoferii. Egalizează performanța echipei și sprijină personalul.”

Rezultate preliminare: mai multe locuri de muncă, consum redus de combustibil și costuri mai mici

Rezultatele post-testare cele mai frapante sunt clare și vorbesc de la sine. Pentru cele 12 vehicule din programul pilot, echipa a observat o creștere semnificativă a profitabilității și o reducere a costurilor:
„Am reușit să generăm cel puțin o sarcină de transport suplimentară pe vehicul pe lună — și, în unele cazuri, chiar două.”

Cu o flotă de peste 100 de vehicule, aceste cifre fac o diferență financiară reală. Un alt rezultat clar a fost optimizarea consumului de combustibil – rezultatele preliminare ale conducerii ecologice arată un potențial de economisire:
„Putem economisi aproximativ 2 litri pe vehicul la 100 km”, spune Włodarczyk, menționând că acesta este un rezultat preliminar care va fi verificat în continuare pe măsură ce implementarea continuă.

Testele au arătat, de asemenea, că sistemul scurtează timpul de răspuns la schimbările de traseu, permițând dispecerilor să reacționeze mai rapid și să recupereze orele de lucru ale șoferilor – transformând efectiv kilometrii „pierduți” în noi sarcini.

Automatizarea proceselor: planificare, alerte, escaladări și scanarea documentelor

Fleethand a adus Tesko Steel funcții care fac automatizarea o normă zilnică: planificarea rutelor care ține cont de costurile combustibilului, taxele de drum și locurile de parcare. De asemenea, posibilitatea de a rezerva locuri de parcare în timpul planificării rutelor — eliminând necesitatea utilizării mai multor instrumente separate.

La fel de importante sunt mecanismele de alertă și escaladare. Sistemul permite utilizatorilor să definească filtre, alerte și reguli de escaladare, astfel încât dispecerii să nu fie copleșiți de notificări, ci să primească doar cele critice.

După cum explică Łukasz Dąbrowski:
„Alertele Fleethand pot fi personalizate complet. Avem, de asemenea, un modul de escaladare — dacă un dispecer nu răspunde la o alertă în timpul definit de sistem, va primi o notificare suplimentară prin e-mail, iar informația poate fi apoi escaladată către șeful echipei.”

Fleethand a introdus și digitalizarea documentelor:
„Sistemul ne permite să scanăm documentele imediat după descărcare. Deja 40% din operațiunile noastre se bazează pe scanări”, spune Włodarczyk.

Folosind OCR și validarea, sistemul decupează automat scanările și respinge documentele ilizibile sau incorecte direct pe dispozitivul șoferului, reducând necesitatea corecturilor ulterioare și a apelurilor de urmărire.

Condiții de lucru îmbunătățite: mai puțin stres, rezultate mai bune

Unul dintre cele mai puternice efecte, deși mai puțin măsurabil, a fost îmbunătățirea condițiilor de lucru în birou.

„Faptul că nu puteam reacționa imediat ne ținea treji noaptea. Acum știm când ceva nu merge bine și ne putem concentra 100% pe generarea de venituri și planificarea rutelor, astfel încât afacerea să funcționeze fără probleme”, spune Włodarczyk.

Aplicația mobilă a redus, de asemenea, numărul de apeluri telefonice, crize și tensiuni emoționale.

„Una dintre dispecerele noastre, care era constant stresată din cauza contactului cu șoferii, este acum o persoană complet diferită. Zâmbește și rezolvă problemele mai bine”, adaugă Włodarczyk.

Această îmbunătățire se traduce direct într-o productivitate mai mare și un risc mai mic de fluctuație a personalului în funcțiile cheie din birou.

Ce a determinat succesul proiectului?

Potrivit atât clientului, cât și furnizorului, a fost o combinație între motivația conducerii, un șef de proiect dedicat, implicarea echipei și asistența rapidă din partea Fleethand. Toți acești factori au dus la reducerea kilometrilor inutili, la mai multe sarcini cu aceeași flotă, la economii măsurabile de combustibil, la costuri mai mici și, la fel de important, la mai puțin stres în activitatea de zi cu zi.