Wie Tesko Steel mit Fleethand Kosten senkte

Steigende Kraftstoffpreise, Zeitdruck und Fahrermangel machen das Flottenmanagement heute zu einem Balanceakt zwischen Logistik, Finanzen und Psychologie. Jeder unnötige Kilometer und jede Minute Ausfallzeit wirkt sich direkt auf die Kosten aus. Nach dem Testen und Implementieren von Fleethand hat Tesko Steel keine Zweifel mehr: Telematik ist kein Gadget mehr, es ist ein Tool, das dabei hilft, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und das Betriebsteam von einem Teil des täglichen Stresses zu entlasten.

Tesko Steel: Größe macht den Unterschied

Tesko Steel Logistic Sp. z o.o. ist im Bereich Schwerlasttransport tätig – mit einer Flotte von über 100 Sattelzugmaschinen und fast ebenso vielen Anhängern. Rund 65 % des Transportvolumens des Unternehmens entfallen auf Stahltransporte. In der Praxis bedeutet dies täglich Hunderte von operativen Entscheidungen: Routenplanung, Überwachung der Arbeitszeiten der Fahrer und Verwaltung des Dokumentenflusses.

Krzysztof Włodarczyk, Leiter Transport und Spedition, erklärt:
„Unsere Datenanalyse war sehr verstreut. Wir hatten nicht alles in einem System, was viel mehr Zeit in Anspruch nahm. Wir hatten natürlich Zugang zu GPS, aber das war nur ein einfaches Tool – keine Echtzeit-Antworten, keine Kontrolle über die Arbeitszeiten der Fahrer. Wir wollten etwas, das all diese Bereiche an einem Ort zusammenführt.“

Das Ausmaß des Problems wurde bei den monatlichen Abrechnungen besonders deutlich – erst dann wurde klar, wie viele zusätzliche Kilometer die Fahrer zurücklegten und wie sehr dies die Rentabilität der zuvor kalkulierten Transporte schmälerte.

„Die größte Herausforderung bei einer Flotte von 50, 100 oder mehr Fahrzeugen ist die Größe. Das Problem wurde entdeckt, als die Fahrer von ihren geplanten Routen abwichen. Wir konnten nicht sofort reagieren, weil wir neben all den täglichen Aufgaben einfach keine Zeit hatten, dies zu analysieren“, fügt Włodarczyk hinzu.

Test und Implementierung von Fleethand

Die Tests des Fleethand-Systems begannen Ende Mai, und im August wurden Zusammenfassungen und nächste Schritte vorgelegt. Während der Pilotphase installierte Tesko Steel das System in 12 Fahrzeugen und beauftragte einen speziellen Projektverantwortlichen.

„Im ersten Monat gab es einige Widerstände“, räumt Włodarczyk ein, „aber nachdem wir das Projekt jemandem übertragen hatten, der sich zu 110 % engagierte, stellten sich sofort Ergebnisse ein.“

Von Seiten Fleethands sagt Łukasz Dąbrowski, Vertriebsleiter, dass der Schlüssel darin lag, die Herausforderung der Planung und Ausführung anzugehen:
„Das Planungsmodul – ein Tool zur Optimierung der Routenplanung für Fahrer, mit dem sowohl der Plan definiert als auch dessen Ausführung und Berichterstattung überwacht werden kann – war der Ausgangspunkt für den Kunden. Das zweite wichtige Feature ist das, was ich als „Assistent für die Arbeitszeit von Fahrern“ bezeichne. Es visualisiert die Arbeitszeiten der Fahrer, hilft den Benutzern, Fehler zu erkennen, und schlägt Lösungen vor, was die Kommunikation mit den Fahrern erleichtert. Es gleicht die Teamleistung aus und unterstützt die Mitarbeiter.“

Pilotprojekt-Ergebnisse: mehr Arbeitsplätze, geringerer Kraftstoffverbrauch und niedrigere Kosten

Die auffälligsten Ergebnisse nach dem Test sind eindeutig und sprechen für sich. Bei den 12 Fahrzeugen im Pilotprojekt stellte das Team eine deutliche Steigerung der Rentabilität und eine Senkung der Kosten fest:
„Wir konnten mindestens einen zusätzlichen Transportauftrag pro Fahrzeug und Monat generieren – in einigen Fällen sogar zwei.“

Bei einer Flotte von über 100 Fahrzeugen machen diese Zahlen einen echten finanziellen Unterschied. Ein weiteres klares Ergebnis war die Optimierung des Kraftstoffverbrauchs – erste Ergebnisse zum umweltbewussten Fahren zeigen Einsparpotenzial:
„Wir können etwa 2 Liter pro Fahrzeug und 100 km einsparen“, sagt Włodarczyk und merkt an, dass dies ein vorläufiges Ergebnis ist, das im Laufe der weiteren Umsetzung noch überprüft wird.

Die Tests zeigten auch, dass das System die Reaktionszeit auf Routenänderungen verkürzt, sodass Disponenten schneller reagieren und Arbeitsstunden der Fahrer zurückgewinnen können – wodurch „verlorene“ Kilometer effektiv in neue Aufträge umgewandelt werden.

Prozessautomatisierung: Planung, Warnmeldungen, Eskalationen und Dokumentenscannen

Fleethand hat Tesko Steel Funktionen bereitgestellt, die die Automatisierung zum täglichen Standard machen: Routenplanung unter Berücksichtigung von Kraftstoffkosten, Mautgebühren und Parkplätzen. Außerdem die Möglichkeit, während der Routenplanung Parkplätze zu reservieren – wodurch mehrere separate Tools überflüssig werden.

Ebenso wichtig sind Alarm- und Eskalationsmechanismen. Das System ermöglicht es Benutzern, Filter, Warnmeldungen und Eskalationsregeln zu definieren, sodass Disponenten nicht mit Benachrichtigungen überhäuft werden, sondern nur die wirklich wichtigen erhalten.

Łukasz Dąbrowski erklärt:
„Die Warnmeldungen von Fleethand können vollständig angepasst werden. Wir haben auch ein Eskalationsmodul – wenn ein Disponent nicht innerhalb der vom System festgelegten Zeit auf eine Warnmeldung reagiert, erhält er eine zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung, und die Informationen können dann an den Teamleiter eskaliert werden.“

Fleethand hat auch die Digitalisierung von Dokumenten eingeführt:
„Das System ermöglicht es uns, Dokumente direkt nach dem Entladen zu scannen. Bereits 40 % unserer Vorgänge laufen über Scans“, sagt Włodarczyk.

Mithilfe von OCR und Validierung schneidet das System Scans automatisch zu und lehnt unlesbare oder fehlerhafte Dokumente direkt auf dem Gerät des Fahrers ab – wodurch der Bedarf an späteren Korrekturen und Folgeanrufen reduziert wird.

Verbesserte Arbeitsbedingungen: weniger Stress, bessere Ergebnisse

Eine der stärksten, wenn auch weniger messbaren Auswirkungen war die Verbesserung der Arbeitsbedingungen im Büro.

„Früher konnten wir nachts nicht schlafen, weil wir nicht sofort reagieren konnten. Jetzt wissen wir, wenn etwas schief läuft, und können uns zu 100 % auf die Umsatzgenerierung und die Routenplanung konzentrieren, damit das Geschäft reibungslos läuft“, sagt Włodarczyk.

Die mobile App hat auch die Anzahl der Telefonate, Krisen und emotionalen Belastungen reduziert.

„Eine unserer Disponenten, die früher unter dem ständigen Stress durch den Kontakt mit den Fahrern stand, ist jetzt ein völlig anderer Mensch. Sie lächelt und löst Probleme besser“, fügt Włodarczyk hinzu.

Diese Verbesserung führt direkt zu einer höheren Produktivität und einem geringeren Fluktuationsrisiko in wichtigen Büropositionen.

Was hat zum Erfolg des Projekts beigetragen?

Sowohl nach Ansicht des Kunden als auch des Lieferanten war es die Kombination aus der Motivation des Managements, einem engagierten Projektleiter, dem Einsatz des Teams und der schnellen Unterstützung durch Fleethand. All diese Faktoren führten zu weniger unnötigen Kilometern, mehr Aufträgen mit derselben Flotte, messbaren Kraftstoffeinsparungen, geringeren Kosten und – ebenso wichtig – weniger Stress im Arbeitsalltag.